面對日益增長的檔案管理需求和傳統(tǒng)管理方式的局限性，交通集團(tuán)深刻認(rèn)識到檔案系統(tǒng)升級的必要性和緊迫性，采購智慧一體化檔案館管理控制系統(tǒng)，通過“五個中心”，即以檔案管理中心、環(huán)控管理中心、審批管理中心、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理中心等模塊，對軟件、硬件進(jìn)行全方位升級。
實(shí)現(xiàn)管理智能化。構(gòu)建以數(shù)字檔案室為核心的智慧化檔案管理工作平臺，集成檔案收集、整理、存儲、檢索、借閱審批、歸還等全過程管理功能，可快速定位所需檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息一站式管理，大幅提升檔案管理規(guī)范性和效率性。
實(shí)現(xiàn)掃描數(shù)字化。根據(jù)檔案管理工作要求，依托智慧管理平臺，對室藏文書和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描歸檔，形成電子條目數(shù)萬條，檔案數(shù)字化率超90%。并通過數(shù)據(jù)一體化管理，多維度匯總分析檔案資料，極大提高檔案檢索便捷性。
實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全化。新系統(tǒng)全面落實(shí)“九防”措施，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和權(quán)限控制機(jī)制，同時升級檔案室的硬件設(shè)施，增設(shè)阻燃遮陽簾、監(jiān)控系統(tǒng)、恒濕機(jī)等設(shè)備，一體化智能監(jiān)管庫房情況，確保檔案信息的保密性和完整性。
